Bagaimana Cara Mengatur Potongan Gaji? Perhatikan Poin Ini!

Mengatur potongan gaji karyawan merupakan salah satu tugas penting HRD yang harus dilakukan dengan cermat dan transparan.

Potongan gaji ini tidak hanya berpengaruh terhadap kesejahteraan karyawan, tetapi juga mencerminkan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

Agar tidak terjadi kesalahan yang berpotensi menimbulkan ketidakpuasan karyawan, berikut beberapa poin penting yang perlu diperhatikan dalam mengatur potongan gaji.

Kenapa Harus Ada Potongan Gaji?

Sebelum mengetahui poin penting dari proses pemotongan gaji, kita perlu memahami kenapa proses ini penting bagi karyawan dan perusahaan.

Potongan gaji pada dasarnya bukan sekadar pengurangan pendapatan karyawan, tetapi memiliki beberapa tujuan penting lainnya.

Pengelolaan potongan ini akan membantu karyawan memenuhi kewajiban pajak penghasilan dan memiliki perlindungan asuransi melalui BPJS.

Beberapa potongan terkait fasilitas yang diberikan perusahaan, seperti asuransi tambahan atau dana pensiun. Juga akan menjadi alat bantu untuk masa depan karyawan.

Selain itu, potongan yang berasal dari keterlambatan atau pelanggaran aturan, akan menjadi kompensasi untuk menjaga kedisiplinan dan kepatuhan terhadap kebijakan internal.

Potongan sukarela seperti cicilan koperasi atau pinjaman internal perusahaan, juga akan membantu karyawan mengelola keuangan mereka dengan lebih baik.

Setiap proses pemotongan gaji, pada dasarnya memiliki alasan dan faktor yang mungkin akan berdampak positif bagi karyawan dan perusahaan.

Poin Penting Dalam Mengatur Potongan Gaji

Jika Anda HRD dan masih bingung dalam mengelola potongan gaji, maka Anda perlu memperhatikan beberapa poin penting berikut ini.

Setiap poin ini akan memberikan efektivitas dalam mengelola penghasilan karyawan, dan pekerjaan HRD akan semakin berkualitas.

Penasaran apa saja poin pentingnya? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!

1. Pahami Jenis-Jenis Potongan Gaji

Sebelum menerapkan potongan gaji, HRD perlu memahami jenis potongan yang umum dilakukan dalam perusahaan, antara lain:

• Potongan Wajib: Termasuk pajak penghasilan (PPh 21), iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan yang menjadi kewajiban karyawan.
• Potongan Sukarela: Misalnya cicilan koperasi, pinjaman karyawan, atau iuran dana pensiun yang disetujui oleh karyawan.
• Potongan Denda atau Sanksi: Bisa berupa potongan akibat keterlambatan, ketidakhadiran tanpa izin, atau pelanggaran kebijakan perusahaan (harus sesuai dengan regulasi dan perjanjian kerja).
• Potongan Fasilitas Perusahaan: Misalnya pembayaran asuransi tambahan, sewa kendaraan kantor, atau biaya seragam yang disediakan perusahaan.

2. Pastikan Potongan Gaji Sesuai dengan Regulasi

HRD wajib memastikan bahwa potongan gaji yang diterapkan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia, ada beberapa ketentuan yang harus diperhatikan:

• Potongan tidak boleh melebihi 50% dari total gaji karyawan dalam satu periode penggajian.
• Potongan yang berkaitan dengan denda atau sanksi harus memiliki dasar hukum dan persetujuan yang jelas.
• Semua potongan harus diinformasikan secara transparan kepada karyawan untuk menghindari konflik.

3. Komunikasikan Secara Transparan dengan Karyawan

Potongan gaji sering kali menjadi sumber ketidakpuasan jika tidak dijelaskan dengan baik. Oleh karena itu, HRD perlu melakukan langkah-langkah berikut:

• Sosialisasi sejak awal: Jelaskan sistem potongan gaji dalam kontrak kerja dan kebijakan perusahaan.
• Berikan slip gaji yang jelas: Rincian potongan harus dicantumkan secara lengkap dalam slip gaji setiap bulan.
• Buka jalur komunikasi: Berikan kesempatan kepada karyawan untuk bertanya dan memahami setiap potongan yang berlaku.

4. Gunakan Sistem Payroll yang Terintegrasi

Mengelola potongan gaji secara manual bisa sangat memakan waktu dan rawan kesalahan. Oleh karena itu, penggunaan sistem payroll terintegrasi dapat membantu HRD dalam:

• Menghitung potongan secara otomatis sesuai aturan yang berlaku.
• Mencatat riwayat pemotongan secara transparan.
• Memastikan pembayaran pajak dan iuran wajib dilakukan tepat waktu.
• Memberikan akses kepada karyawan untuk melihat rincian gaji mereka kapan saja.

5. Lakukan Evaluasi dan Audit Secara Berkala

Agar sistem penggajian tetap optimal, HRD perlu melakukan evaluasi dan audit terhadap potongan gaji. Beberapa langkah yang bisa dilakukan meliputi:

• Memeriksa kesesuaian potongan dengan kebijakan yang berlaku.
• Memastikan tidak ada kesalahan dalam perhitungan.
• Mengevaluasi apakah ada potongan yang perlu disesuaikan dengan regulasi terbaru.

Kesimpulan

Mengatur potongan gaji bukan hanya sekadar memotong penghasilan karyawan, tetapi juga memastikan bahwa setiap potongan dilakukan dengan adil, transparan, dan sesuai regulasi.

Dengan memahami jenis potongan, HRD dapat mengelola gaji karyawan secara profesional dan mencegah potensi konflik.

Sebagai HRD, sudahkah Anda memastikan bahwa sistem potongan gaji di perusahaan Anda berjalan dengan baik?

Jika belum, mungkin ini saatnya untuk mengevaluasi dan menerapkan langkah-langkah di atas agar pengelolaan gaji lebih efektif dan transparan!