Waspadai! Beberapa Kesalahan Umum Pengguna HRIS Bagi HRD

Para HRD tentu akan seringkali mendapatkan kesalahan umum pengguna HRIS yang dapat menghambat efektivitasnya.

Kesalahan-kesalahan ini sering kali terjadi tanpa disadari dan dapat menghambat tujuan utama penerapan HRIS.

Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa kesalahan umum pengguna HRIS yang perlu dihindari agar sistem ini dapat berfungsi secara maksimal.

Yuk, simak dan pastikan Anda tidak melakukan kesalahan yang sama!

Pengertian Umum Tentang Teknologi HRIS

HRIS (Human Resource Information System) adalah sistem berbasis perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola data karyawan dalam perusahaan.

Sistem ini membantu departemen HR untuk menyimpan informasi terkait absensi, gaji, cuti, evaluasi kinerja, dan data penting lainnya dengan cara yang lebih terstruktur dan efisien.

Dengan HRIS, perusahaan dapat memproses berbagai aktivitas HR dengan lebih cepat dan akurat, mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.

Namun, meskipun teknologi ini menawarkan banyak keuntungan, penggunaannya masih bisa menimbulkan berbagai kesalahan jika tidak diterapkan dengan baik.

HRIS mengintegrasikan berbagai fungsi HR dalam satu sistem sehingga memudahkan departemen SDM dalam membuat keputusan yang berbasis data.

Studi Kasus Kesalahan Umum Penggunaan HRIS

Salah satu cara terbaik untuk memahami potensi masalah yang muncul dalam penggunaan HRIS adalah dengan melihat studi kasus nyata.

Berikut adalah beberapa contoh kesalahan penggunaan HRIS yang sering terjadi di tempat kerja:

1. Kesalahan Input Data

Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah kesalahan dalam memasukkan data karyawan ke dalam sistem HRIS.

Misalnya, seorang administrator HR mungkin salah memasukkan tanggal mulai kerja atau gaji pokok yang tidak sesuai.

Hal ini bisa menyebabkan masalah besar, seperti gaji yang salah atau ketidakakuratan dalam laporan karyawan.

Studi Kasus:
Di sebuah perusahaan teknologi besar, kesalahan input data mengenai jadwal kerja menyebabkan beberapa karyawan tidak terdaftar dalam sistem absensi, sehingga gaji mereka tidak dibayarkan sesuai waktu.

Akibatnya, perusahaan mengalami protes dari karyawan yang merasa dirugikan. Kesalahan ini terjadi karena kurangnya pelatihan dalam menggunakan HRIS dengan benar.

2. Mengabaikan Pembaruan Sistem

HRIS memerlukan pembaruan dan pemeliharaan rutin agar dapat berfungsi dengan baik. Pengguna yang tidak melakukan pembaruan dapat menghadapi masalah kompatibilitas atau kehilangan fitur baru yang penting.

Studi Kasus:
Sebuah perusahaan manufaktur tidak memperbarui sistem HRIS-nya selama beberapa tahun.

Ketika perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan kebijakan baru terkait cuti, sistem yang sudah usang tidak dapat menangani aturan tersebut dengan baik.

Ini menyebabkan kebingungan dalam pengelolaan cuti dan masalah administrasi lainnya.

3. Kurangnya Integrasi Sistem

HRIS yang terisolasi tanpa integrasi dengan sistem lain seperti sistem keuangan atau manajemen proyek dapat menyebabkan data yang tidak konsisten.

Hal ini menghambat proses pengambilan keputusan yang efektif dan membuat administrasi menjadi lebih rumit.

Studi Kasus:
Di perusahaan retail besar, data absensi yang tercatat dalam HRIS tidak terintegrasi dengan sistem gaji. Akibatnya, perhitungan gaji karyawan menjadi lambat dan tidak akurat, karena HR harus mencocokkan dua sumber data yang berbeda.’

Tantangan dan Rintangan Penggunaan HRIS

Meskipun HRIS menawarkan banyak manfaat, implementasinya di tempat kerja tidak selalu berjalan mulus. Berikut adalah beberapa tantangan yang sering dihadapi perusahaan saat menggunakan HRIS:

1. Resistensi Terhadap Perubahan

Salah satu tantangan terbesar dalam mengimplementasikan HRIS adalah resistensi dari karyawan dan manajer yang terbiasa dengan cara lama dalam mengelola data SDM.

Perubahan sistem memerlukan penyesuaian, dan ini bisa menimbulkan kebingungan atau bahkan penolakan dari beberapa pihak.

2. Keterbatasan Keterampilan Pengguna

Banyak perusahaan yang gagal menyediakan pelatihan yang cukup untuk karyawan yang menggunakan HRIS.

Tanpa pelatihan yang memadai, pengguna tidak akan dapat memanfaatkan sistem secara maksimal, bahkan dapat menyebabkan kesalahan dalam pengelolaan data.

3. Masalah Keamanan Data

HRIS menyimpan informasi sensitif terkait karyawan, seperti data pribadi dan riwayat gaji karyawan.

Jika sistem tidak dilengkapi dengan keamanan yang memadai, perusahaan berisiko menghadapi kebocoran data atau serangan cyber yang bisa merugikan perusahaan dan karyawan.

4. Biaya Implementasi yang Tinggi

Penerapan HRIS, terutama jika memilih sistem yang kompleks, dapat memerlukan biaya yang tinggi, baik untuk pembelian perangkat lunak, pelatihan, maupun pemeliharaan sistem.

Ini bisa menjadi kendala bagi perusahaan kecil atau menengah yang memiliki anggaran terbatas.